TÀI CHÍNH - DOANH NGHIỆPUncategorized

Hệ thống Kế toán Thủ công và Máy tính

Có thể xử lý sổ sách kế toán của doanh nghiệp trong một sổ cái bản cứng thay vì máy tính. Điều đó có làm cho nó trở thành một ý tưởng hay không? Những người ủng hộ máy tính nói rằng phần mềm nhanh hơn, chính xác hơn và an toàn hơn. So sánh kế toán thủ công và kế toán trên máy vi tính thường làm cho phần mềm giống như một giải pháp thay thế tốt hơn. Tuy nhiên, nếu kế toán của bạn đơn giản và bạn thích bản cứng, thì không có gì sai với điều đó.

Điểm giống nhau giữa kế toán thủ công và máy tính

Điểm tương đồng lớn nhất giữa kế toán thủ công và máy tính là các quy tắc kế toán không thay đổi, bất kể bạn ghi dữ liệu như thế nào. Phương pháp ghi sổ kế toán kép, trong đó bạn ghi nợ thiết bị văn phòng khi mua máy tính mới và ghi có số tiền tương tự vào tiền mặt hoặc các khoản phải trả, vẫn là tiêu chuẩn vàng; báo cáo tài chính phải đáp ứng các yêu cầu tương tự.

Một điểm tương đồng khác là bất kỳ phương pháp nào bạn sử dụng, bạn đều phải đối mặt với các yêu cầu giống nhau:

Theo học ngành kế toán ở đâu chất lượng? Học kế toán ra trường làm gì? - Trường đại học Tài chính - Ngân hàng
  • Việc hạch toán phải chính xác.
  • Bạn không muốn ai đó giả mạo mục nhập hoặc thay đổi mục nhập mà không được phép.
  • Bạn không thể để mất hồ sơ do sự cố máy tính hoặc hỏa hoạn.
  • Cân nhắc thực tế là vấn đề. Bạn không muốn chi tiêu nhiều hơn mức cần thiết và bạn không muốn mất nhiều thời gian hơn để nhập thông tin.

Đối với hầu hết người dùng, sự khác biệt giữa hệ thống kế toán thủ công và máy tính là chúng đáp ứng những yêu cầu này tốt như thế nào.

Tính chính xác trong kế toán

Vấn đề lớn nhất trong việc giữ cho kế toán chính xác là lỗi của con người. Trong số những điểm tương đồng giữa kế toán thủ công và máy tính là bạn có thể nhập các số liệu không chính xác theo một trong hai cách. Thật dễ dàng để chuyển 1.200 đô la doanh thu bán hàng thành 2.100 đô la và không cần để ý xem bạn đang đánh máy hay đang viết.

Tuy nhiên, kế toán phần mềm không chỉ là nhập dữ liệu. Đó là về việc theo dõi tổng số, trừ đi chi phí khỏi thu nhập và ghi nhận thiết bị mới làm tài sản trên bảng cân đối kế toán. Máy tính của bạn thực hiện điều này tự động; nếu bạn phải tự làm, khả năng mắc sai lầm cao hơn nhiều và thậm chí không nhận ra.

Điều này cũng làm cho việc hạch toán trên máy tính nhanh hơn nhiều, mặc dù có thể mất thời gian để bạn có thể nắm vững các quy tắc của phần mềm. Nhiều chương trình có thể tăng tốc hoặc tự động hóa các tác vụ khác, chẳng hạn như tạo hóa đơn hoặc báo cáo.

Ngành Kế toán có dành cho “người sợ số”? - Cao Đẳng Sài Gòn

Kết luận của bạn

Nếu chi phí là một vấn đề lớn trong việc lựa chọn kế toán thủ công so với kế toán trên máy tính, thì kế toán thủ công có lợi thế hơn. Sổ nhật ký của người ghi sổ rẻ hơn so với phần mềm kế toán tốt. Nếu bạn là một công ty khởi nghiệp nhỏ với kế toán đơn giản dựa trên tiền mặt, đó có thể là tất cả những gì bạn cần.

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và việc hạch toán trở nên phức tạp hơn, số tiền bạn tiết kiệm được có thể không đáng là bao. Nếu bạn điều hành hoạt động của mình trên cơ sở tiền mặt, tất cả những gì bạn phải làm là báo cáo khi bạn chi tiêu hoặc nhận tiền. Nếu bạn chuyển sang kế toán dồn tích, như hầu hết các doanh nghiệp lớn hơn đều làm, bạn phải theo dõi tiền nợ và tiền bạn nợ, điều này dễ bị mất dấu hơn.

Các chương trình phần mềm vẫn có thể bị lỗi nếu bạn quên nhập thông tin, nhưng chúng giúp việc ghi lại nhiều giao dịch dễ dàng hơn nhiều. Họ cũng nhanh hơn trước những thách thức phức tạp như lập báo cáo tài chính.

Truy cập và Bảo mật

Một điểm khác biệt khác giữa hệ thống kế toán thủ công và máy tính là tính dễ truy cập. Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất điều hành doanh nghiệp của một người, điều đó không liên quan: bạn là người duy nhất cần xem sổ cái hầu hết thời gian. Tuy nhiên, nếu bạn có một doanh nghiệp trị giá hàng triệu đô la với nửa tá trưởng bộ phận và ban giám đốc, thì rất nhiều người có thể cần xem các tài khoản.

Với máy tính, việc chia sẻ thông tin về tổ chức trở nên dễ dàng hơn nhiều. Nếu bạn cài đặt các biện pháp bảo vệ tốt trên hệ thống, thì khó có ai có thể truy cập và thay đổi dữ liệu.

Rủi ro hư hỏng và mất dữ liệu tồn tại theo cả hai cách. Dữ liệu có thể bị hỏng hoặc bị xóa sạch bởi vi-rút; sổ cái bản cứng có thể chết vì lửa hoặc nước. Tuy nhiên, việc sao lưu dữ liệu kỹ thuật số và lưu trữ ở đâu đó an toàn đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc tạo bản sao của tất cả các sổ cái của bạn.

Xem thêm thông tin về các dịch vụ kế toán tại: https://uydanh.vn/

Related Articles

Back to top button